Déclaration de confidentialité

La présente politique est d’application à Joos S.A., ainsi qu’aux filiales Group Joos S.A. et Speciaaldrukkerij Joos S.A., appelées en totalité Group Joos dans ce texte. Le siège du Group Joos est sis Everdongenlaan 14 à 2300 Turnhout (Belgique), numéro de téléphone +32 14/44.21.21. La présente politique est d’application au site web du Group Joos, ainsi qu’à toutes les autres applications de portail et en général à toute communication effectuée par le Group Joos.

Afin de fournir une prestation de services optimale à vous et à votre entreprise, il est indispensable que le Group Joos sauvegarde et utilise vos coordonnées et d’autres informations à votre sujet. Ce faisant, nous souhaitons bien sûr respecter votre vie privée au maximum. En effet, nous visons le strict respect de la législation belge et européenne relative à la vie privée, surtout le GDPR (General Data Protection Regulation ou Règlement général sur la protection des données, RGPD),   entré en vigueur le 25 mai 2018.

La référence officielle du RGPD est la suivante :   règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

Rendez-vous sur le site web de l’Autorité de protection des données pour de plus amples informations: https://www.autoritéprotectiondonnees.be/

Le Group Joos collecte et utilise uniquement les données à caractère personnel fournies à des fins spécifiques. Nous nous limitons à l’indispensable.

Dans le cadre de nos engagements contractuels, nous sauvegardons bien évidemment les coordonnées qui nous permettent de communiquer avec nos clients (prospectifs), fournisseurs et partenaires. Nous faisons d’ailleurs appel à ces données pour vous informer à propos de nos produits et services qui correspondent aux contrats conclus préalablement.

Grâce au formulaire présent sur notre site web, par le biais de nos entretiens directs ou téléphoniques et lors d’une autre demande d’information, vous aurez l’occasion de nous communiquer vos coordonnées et vos domaines d’intérêt. Moyennant votre approbation expresse, nous aurons par après recours à ces données pour vous envoyer notre bulletin d’information ainsi que d’autres informations concernant nos produits et services.

Chaque fois que vous visitez notre site web, nous souhaitons savoir quelles activités attirent votre attention. Nous collaborons à cette fin avec un partenaire afin d’analyser les visites sur notre site web. La plupart des données sont traitées de manière anonyme, mais si vous complétez un formulaire de contact ou si vous cliquez sur un lien repris dans un e-mail que nous vous avons envoyé, les informations collectées sont liées à votre personne. Cela nous permet de mieux répondre à vos besoins et d’améliorer l’utilisation de et l’accès à notre site web ou nos applications de portail. Pour ce faire, nous utilisons également des cookies et des balises. Nous estimons qu’il s’agit d’un emploi justifié de ces informations, qui ne constitue aucunement une infraction au respect de votre vie privée. Vous pouvez toujours refuser les cookies en modifiant les paramètres de votre navigateur, mais vous n’auriez dès lors peut-être plus accès à certaines fonctionnalités. Si vous souhaitez obtenir davantage d’informations à propos de cookies, leur fonctionnement et la manière dont vous pouvez les supprimer ou les bloquer, rendez-vous sur www.aboutcookies.org

Pour des raisons de sécurité, nous sommes contraints à enregistrer les coordonnées de chaque personne qui rend visite à un de nos établissements. Dans le cadre de nos obligations d’audit, nous sommes obligés de les conserver pendant une période de 3 ans. Sauf autorisation expresse de votre part, ces informations ne sont pas utilisées à d’autres fins. Nos bâtiments et leurs environs sont équipés de caméras CCTV. Les images sont sauvegardées durant quelques mois, mais sont uniquement visionnées en cas d’incidents.

Les données personnelles que vous nous transmettez en tant que client afin que nous les traitions, sont bien évidemment uniquement utilisées dans le cadre de la mission clairement décrite par vous-même. Ces données ne sont jamais utilisées à d’autres fins.

Toutes les données personnelles collectées sont traitées de manière ultra confidentielle.  Nous accordons énormément d’importance à la sécurisation de l’information. En témoigne, le certificat ISO 27001 dont nous disposons depuis cinq ans déjà. À cette fin, une organisation externe contrôle annuellement nos procédures de sécurisation.

Tous les collaborateurs et partenaires du Group Joos signent un contrat de confidentialité dans lequel ils s’engagent à traiter toujours et continûment de manière strictement confidentielle toute information à laquelle ils ont accès dans le cadre de leur fonction. En effet, ils suivent des directives bien définies et sont régulièrement formés et sensibilisés au sujet de leurs responsabilités.

Group Joos dispose d’une infrastructure TIC fortement sécurisée, qui est majoritairement installée dans deux centres de données externes (qui disposent des certificats de sécurité nécessaires en tant que « centres de données tier 3 »). Au sein du réseau, les informations confidentielles sont séparées strictement des informations plus triviales. L’accès est réglé sur la base du principe du « besoin de savoir » (chaque utilisateur a uniquement accès aux données nécessaires pour l’exercice de sa fonction). Une technologie de pointe permet de défendre le réseau contre les attaques externes, les virus et les maliciels. Les systèmes de suivi et d’enregistrement détectent les situations ou activités anormales. L’on assure la disponibilité maximale de l’infrastructure et des applications.

Si Group Joos fait appel à des parties externes, à des partenaires ou à des sous-traitants pour certains services, ils sont soumis à un screening consciencieux et informés de leurs obligations en matière de confidentialité et de sécurisation d’informations. Si nous leur confions vos données, nous leur fournissons une mission clairement définie, dans le cadre de laquelle ces données doivent être utilisées en exclusivité.

Vos données sont enregistrées et traitées avec le plus grand soin afin de garantir qu’elles soient correctes et mises à jour. Nous ne les conservons pas après avoir atteint l’objectif visé.

Les mécanismes de contrôle nécessaires, manuels et logiciels, garantissent la qualité des données. Nous fixons un délai de conservation en fonction du type d’information, à l’expiration duquel les données collectées sont entièrement et définitivement supprimées. Les données à caractère personnel sont autant que possible conservées et traitées en interne.

Elles sont uniquement transmises à des parties externes dans le cadre d’un partenariat éprouvé (par exemple une offre commerciale que nous organisons conjointement avec un partenaire et pour laquelle nos données de contact commerciales sont également partagées avec le partenaire) ou une mission contractuelle clairement définie, exécutée sous notre responsabilité (par exemple le traitement des visites sur notre site web). Les données à caractère personnel susmentionnées ne sont jamais transférées en dehors de l’UE.

En tant que partie intéressée, vous avez toujours le droit d’être au courant des données que nous collectons à votre sujet. Vous avez le droit de les consulter, de les corriger ou de les faire supprimer en leur totalité. Si vous estimez que le Group Joos ne gère pas légitimement vos données personnelles ou que le Group Joos ne respecte pas les lois ou la réglementation de quelque manière que ce soit, vous avez le droit de déposer plainte auprès de l’Autorité de protection des données.

Toute question concernant le traitement de vos données personnelles et les demandes de correction, de complément ou de suppression peuvent être envoyées, accompagnées d’une motivation, à notre délégué à la protection des données : privacy@groupjoos.com ou par courrier adressé à Joos S.A., Data Protection Officer, Everdongenlaan, 14 à 2300 Turnhout. Nous répondrons à votre demande endéans les quatre semaines, sauf si ce délai ne peut être respecté pour des raisons de complications, en cas de conflits de protection de la vie privée d’autres personnes ou si la loi interdit le transfert de ces informations. Le cas échéant, vous serez également mis au courant endéans les quatre semaines.

Si vous avez donné votre permission pour l’utilisation de vos données, vous pouvez à tout moment la retirer. Si nous vous envoyons un bulletin d’information avec votre autorisation, nous fournirons toujours une fonction conviviale pour vous désinscrire.

Dans certaines circonstances, vous pouvez également nous demander de continuer à conserver vos données sans les traiter (par exemple dans le cadre d’un litige ou d’un examen approfondi). Le RGPD vous confère également le droit de faire transférer vos données personnelles à un autre prestataire de services. Cela peut être appliqué à des données personnelles que vous nous avez directement fournies vous-même.

Nous mettons régulièrement cette déclaration à jour afin qu’elle reflète correctement nos intentions et notre méthode de travail, qui est sans cesse adaptée à la réglementation. Nous vous conseillons dès lors de régulièrement relire ce texte si vous visitez notre site web ou si vous faites usage de nos services en ligne.

Si vous avez des questions relatives aux données personnelles, adressez-vous à notre délégué à la protection des données, dont la tâche principale est de garantir le respect de vos droits. Vous pouvez le joindre à l’adresse e-mail suivante : privacy@groupjoos.com. Vous obtiendrez une réaction rapide.

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