Privacy verklaring

Dit beleid geldt voor Joos N.V.  en voor de dochterondernemingen Group Joos N.V. en Speciaaldrukkerij Joos N.V., samen verder hier Group Joos genoemd. De hoofdzetel van deze ondernemingen is gevestigd op de Everdongenlaan 14 te 2300 Turnhout (België), telefoon +32 14 44 21 21. Dit beleid is van toepassing op de website, op alle overige portaaltoepassingen en in het algemeen op de communicatie die Group Joos voert. 

Om u en uw bedrijf optimaal van dienst te kunnen zijn, is het noodzakelijk dat we contactgegevens en andere informatie over u bijhouden en gebruiken. Daarbij willen we uiteraard uw privacy maximaal respecteren. We wensen dan ook helemaal in regel te zijn met de wetgeving en met name met de Europese verordening, de GDPR (General Data Protection Regulation) of AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Deze regelgeving geldt sinds 25 mei 2018. 

De officiële referentie van de GDPR luidt:  Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.  

Meer informatie kan u steeds vinden op de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit:  https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/

Group Joos verzamelt en gebruikt persoonsgegevens enkel om welbepaalde redenen. We beperken ons steeds tot wat echt nodig is. 

In het kader van onze contractuele overeenkomsten houden we vanzelfsprekend contactgegevens bij om met prospecten, klanten, leveranciers en partners te communiceren. Deze gegevens gebruiken we ook om u verder te informeren over producten en diensten die in lijn liggen met de overeenkomst of besprekingen die we al met u hebben. 

Via het invulformulier op onze website, via directe of telefonische gesprekken of bij andere aanvragen om informatie geven we u de gelegenheid ons uw contactgegevens en uw interesses zelf te bezorgen. Mits uw expliciete goedkeuring zullen we deze gegevens daarna verder gebruiken om u onze nieuwsbrief toe te sturen of u andere informatie te bezorgen over onze producten en diensten. 

Als u onze website raadpleegt, willen we graag weten naar welke van onze activiteiten uw interesse uitgaat. Daarom werken we samen met een partner om de gegevens te analyseren van de bezoeken aan onze website. Het merendeel van deze gegevens verwerken we anoniem, maar als u een contactformulier invult of naar de website doorklikt vanaf een mail die we u toestuurden, linken we deze informatie aan uw persoon. Hierdoor kunnen we nader op uw behoeften ingaan en verbeteren we het gebruik en toegang van onze website of onze portaaltoepassingen. We maken daarbij ook gebruik van cookies en web beacons. We menen dat dit een gerechtvaardigd gebruik van deze informatie is, waarmee we geen inbreuk doen op uw recht op privacy. U kunt altijd via uw browser instellingen het plaatsen van cookies uitsluiten, maar mogelijk zult u bepaalde functionaliteit dan niet kunnen gebruiken. Als u meer wilt weten over cookies, wat ze precies doen en hoe u ze kunt verwijderen of weren, verwijzen we u graag door naar volgende website: www.aboutcookies.org

Om veiligheidsredenen zijn we verplicht identiteitsgegevens van alle bezoekers aan onze gebouwen te registreren. Deze informatie moet in het kader van onze auditverplichtingen 3 jaar bijgehouden worden. Tenzij u hiervoor uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven, wordt deze informatie niet voor andere doeleinden gebruikt. Rond en binnen onze gebouwen zijn CCTV-camera’s opgesteld. De opnames hiervan worden gedurende een paar maanden bewaard, maar enkel geraadpleegd en bekeken ingeval er zich een incident heeft voorgedaan. 

Persoonsgegevens die u als klant aan ons toevertrouwt om er in uw opdracht een verwerking mee te doen, gebruiken we vanzelfsprekend uitsluitend voor de door u duidelijk omschreven opdracht. Deze gegevens worden nooit voor een ander doel ingezet. 

Wij beschermen alle verzamelde persoonsgegevens als uiterst vertrouwelijke informatie. Informatiebeveiliging staat hoog in ons vaandel. Dit wordt bevestigd door het ISO 27001-certificaat, waarover wij al 9 jaar beschikken. Onze beveiligingsprocedures worden hiervoor jaarlijks door een externe organisatie geaudit. 

Alle werknemers en partners van Group Joos ondertekenen een vertrouwelijkheidsovereenkomst, waarin zij de verplichting op zich nemen de informatie waarmee ze in het kader van hun job in contact komen, steeds en blijvend als strikt vertrouwelijk te behandelen. Zij volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen en worden op regelmatige basis getraind en bewustgemaakt van hun verantwoordelijkheid. 

Group Joos beschikt over een sterk beveiligde ICT infrastructuur. Binnen het netwerk wordt vertrouwelijke informatie strikt gescheiden van meer triviale. Toegang is geregeld op ‘need to know’ basis (elke gebruiker kan enkel aan de gegevens die voor zijn of haar job nodig zijn). State of the art technologie wordt ingezet om het netwerk te beschermen tegen aanvallen van buitenaf, tegen virussen en malware. Monitoring en logging detecteren mogelijke abnormale situaties of activiteiten. Er wordt gezorgd voor een maximale beschikbaarheid van de infrastructuur en de toepassingen. 

Indien Group Joos voor bepaalde diensten gebruik maakt van externe partijen, partners of onderaannemers, worden deze grondig gescreend en geïnstrueerd over hun verplichtingen op vlak van vertrouwelijkheid en informatiebeveiliging. Indien uw gegevens aan hen worden toevertrouwd, krijgen zij een duidelijke opdracht en worden deze gegevens uitsluitend hiervoor gebruikt. 

Uw gegevens worden met de grootste zorg geregistreerd en verwerkt om te garanderen dat ze correct en up to date zijn en we houden ze niet langer bij dan nodig is voor het beoogde doel. 

De nodige controlemechanismen, softwarematig en manueel,  zijn aanwezig om de kwaliteit van de data te bewaken. Naargelang het type van informatie wordt een bewaartermijn vastgesteld, waarna de verzamelde gegevens volledig en definitief verwijderd worden. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk intern bewaard en verwerkt. 

Zij worden enkel aan externe partijen doorgegeven in het kader van een beproefd partnerschap (bijvoorbeeld een commercieel aanbod dat wij gezamenlijk met een partner opzetten en waarvoor onze commerciële contactgegevens ook met de partner gedeeld worden) of een contractueel goed omschreven opdracht, onder onze verantwoordelijkheid uitgevoerd (bijvoorbeeld de verwerking van de bezoeken aan onze website). De hier vermelde persoonsgegevens worden enkel buiten de EER getransfereerd indien voldaan wordt aan de voorwaarden die hiervoor door de Europese wetgeving is opgelegd.

U hebt als betrokkene steeds het recht om op de hoogte te zijn van de gegevens die we over u verzamelen. U mag deze opvragen, corrigeren of helemaal laten wissen. Indien u meent dat Group Joos niet rechtmatig met uw persoonsgegevens omgaat of op enigerlei wijze de wetten en de regelgeving overtreedt, hebt u het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. 

Vragen omtrent de verwerkingen die we doen met uw persoonsgegevens of verzoeken om deze gegevens te corrigeren, aan te vullen of te wissen, kunt u, vergezeld van een motivatie voor uw vraag, richten aan onze data protection officer, via een mail aan privacy@groupjoos.com of per post aan Joos N.V., Data Protection Officer, Everdongenlaan 14 te 2300 Turnhout. Aan uw verzoek wordt binnen de vier weken voldaan, tenzij deze termijn door extra complicaties niet haalbaar zou zijn of tenzij er conflicten zouden optreden met de privacy van andere personen of het doorgeven van de informatie door de wet verboden zou zijn. In dergelijk geval wordt u eveneens steeds binnen de vier weken een verklaring gegeven. 

Ook als u ons toestemming hebt gegeven uw gegevens te gebruiken, kunt u te allen tijde deze toestemming weer intrekken. Als we u met uw goedkeuring een nieuwsbrief toesturen, zal er ook altijd een gemakkelijk te gebruiken functie zijn om u uit te schrijven. 

In bepaalde omstandigheden kan u ons ook vragen uw gegevens wel nog te bewaren maar niet meer verder te verwerken (bijvoorbeeld in het kader van een betwisting of voor nader onderzoek). De GDPR geeft u ook het recht uw persoonlijke gegevens te laten transfereren naar een andere dienstverlener. Dit kan worden toegepast voor die persoonsgegevens die u ons zelf rechtstreeks hebt verstrekt. 

Wij werken deze verklaring regelmatig bij zodat ze een correct beeld geeft van onze intenties en onze werkwijze, die steeds wordt aangepast aan de regelgeving. We suggereren dan ook dat u af en toe deze tekst herbekijkt als u onze website bezoekt of van onze online diensten gebruik maakt.  

Met alle vragen omtrent persoonsgegevens kan u terecht bij onze Data Protection Officer, die als primaire taak heeft uw rechten te verzekeren. U kunt deze bereiken op het volgende mailadres: privacy@groupjoos.com. U kunt rekenen op een prompte reactie. 

Copyright: Joos nv - Everdongenlaan 14 - 2300 Turnhout (B) - 2022